Manejo de Datos I

Excel proporciona una serie de procesos que permiten al usuario trabajar con tablas de datos de una manera eficiente, a continuación mostraremos algunos procesos que pueden servir para el trabajo con diferente tipo de información:

1.      Ordenación de Datos

Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede ordenar datos por texto (A a Z o Z a A), números (de menor a mayor o de mayor a menor) y fechas y horas (de más antiguos más recientes y de más recientes a más antiguos) en una o varias columnas.
Para llevar a cabo el proceso siga los siguientes pasos:

1. Seleccione la tabla de datos incluido los encabezados de las columnas
2. En la ficha Inicio, sección Modificar, hacemos clic en el botón Ordenar y Filtrar, se despliegan algunas opciones, de la que escogeremos Orden Personalizado.
3. Se desplegara un cuadro de diálogo en donde definiremos las opciones siguientes:
   1. Ordenar por. Aquí seleccionamos la columna en base a la cual se ordenaran los datos.
   2. Ordenar según. Por lo general se ordena según los valores de la celda si esta es numérica o alfabéticamente si es de texto.
   3. Criterio de ordenación. Aquí debemos seleccionar si se desea en orden ascendente o descendente cuando hay números, de la a a la z o z a la a en caso de textos, también se puede ordenar por fechas.
4. Definidas estas opciones solo resta hacer clic en el botón Aceptar y nuestra tabla se ordenara en base al criterio especificado, cabe recalcar que puede haber más de un criterio de ordenación en el que estén inmiscuidas más de una columna, para ello se utiliza el botón Agregar Nivel del cuadro de dialogo

Validación de Celdas

La validación de celdas se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que sólo se escriben números enteros positivos.
Con esto podemos restringir lo que el usuario puede escribir en las celdas que hayan sido validadas a fin de minimizar errores en el ingreso de información. Para llevar a cabo el proceso siga los siguientes pasos:

1. Seleccione la celda o grupo de celdas que desea validar.
2. En la Ficha Datos diríjase a la sección de Herramientas de datos y haga clic en el botón Validación de Datos y en la lista que se despliega nuevamente clic en Validación de Datos.
3. Se desplegará un cuadro de diálogo con las opciones de validación:
   1. En la ficha Configuración, defina el criterio de validación en la lista Permitir.
   2. En la ficha Mensaje de entrada puede colocar un mensaje para que el usuario digite los datos correctos en las celdas seleccionadas.
   3. En la ficha Mensaje de error coloque un mensaje que le indique al usuario cuales son las posibilidades de datos que pueden ingresar, este mensaje aparecerá si los datos ingresados son incorrectos.
4. Presione Aceptar y haga la prueba ingresando diferentes valores en las celdas validadas.

Creación de Listas desplegables

Con la opción de validación podemos realizar el procedimiento de creación de listas desplegables dentro de Excel, para llevar a cabo este proceso siga los siguientes pasos:

1. Antes de crear la lista desplegable, elabore en varias celdas una lisa de datos que desea estén en la lista desplegable.
2. Seleccione la celda que quiere convertir en una lista desplegable.
3. En la ficha Datos, sección Herramientas de Datos, haga clic sobre Validación de Datos, y luego nuevamente en la opción Validación de Datos.
4. En el cuadro de dialogo Validación de Datos, escoja la ficha Configuración, en la lista Permitir escoja la opción Lista, active los casilleros Omitir Blancos y Celda con lista desplegable. En Origen escoja el rango de celdas en donde escribió los valores de la lista.
5. Haga clic en Aceptar y verifique en la celda que la lista funcione.