Manejo de Datos II

1.      Formato Condicional

El formato condicional resalta rápidamente información importante en una hoja de cálculo. Básicamente permite cambiar el formato de las celdas como color, tipo de fuente, tamaño, a ciertos datos que cumplen con las condiciones establecidas. Para aplicar formato condicional siga el siguiente procedimiento:

a.      Selecciono las celdas a las cuales quiero aplicar el formato condicional

b.      Hacemos clic en la Ficha Inicio sección Estilos, clic en el botón de Formato Condicional.

c.       De la lista que se despliega me coloco en la categoría que deseo usa y a continuación escojo una regla.

2.      Esquemas

 Si necesita elaborar agrupaciones de datos para organizar de mejor manera la información de una tabla en Excel, puede hacer uso de la opción de Esquemas. Para utilizar esta opción siga ese procedimiento:

a.      Seleccione las celdas que desea agrupar.

b.      En la Ficha Datos, diríjase a la sección Esquema

c.       Haga clic en el botón Agregar y luego clic nuevamente en la opción Agregar.

3.      Subtotales

 Los subtotales son datos de resumen que nos permite agrupar determinada información que tienen algo en común, de esa manera podemos obtener resúmenes más comprensibles de datos con funciones de resúmenes como sumas o promedios. Para llevar a cabo la creación de subtotales siga el siguiente procedimiento:

a.      Ordene la tabla en base a una columna que contenga datos que se repiten, de manera tal que podamos generar agrupaciones y resúmenes de datos por esa columna.

b.      Seleccione la tabla

c.       En la ficha de Datos, diríjase a la sección Esquema y haga clic en el botón Subtotales, se desplegará un cuadro de diálogo en donde se debe definir:

                                                  i.      La columna que está ordenada y contiene datos repetidos.

                                                ii.      La función de resumen a utilizar.

                                              iii.      La columna a la cual deseamos colocar la función seleccionada

                                               iv.      Activar el casillero de verificación para que el resumen de datos aparezca en la parte inferior de los datos.

d.      Pulse el botón Aceptar.

4.      Filtros

 Los filtros en Excel nos permiten buscar subconjuntos de datos que cumplen con determinados criterios o condiciones proporcionadas por el usuario, la finalidad es que se muestren solo ciertas filas de datos que contienen o cumplen ciertas condiciones que el usuario establece por necesidad.

Para utilizar los filtros siga el siguiente procedimiento:

a.      Seleccione una celda de los títulos de columnas de la tabla de datos.

b.      En la ficha Inicio, diríjase a la sección Modificar y haga clic en el botón Ordenar y Filtrar y de las opciones que se despliegan haga clic en Filtro.

c.       Esto hará que en cada título de las columnas de datos aparezca una flecha que nos permite filtrar datos

d.      Aplique los filtros en la o las columnas que desee colocar criterios.

5.      Filtro Avanzado

Excel da la posibilidad de realizar un filtrado de datos utilizando criterios complejos, por ejemplo dos criterios o condiciones en una misma columna. Para elaborar un filtro avanzado realice el siguiente procedimiento:

a.      Copiar los títulos de la tabla a la cual vamos a realizar el filtrado y pegarlos en una zona vacía de la hoja de cálculo o en una hoja nueva.

b.      En las celdas de cada columna escriba los criterios (1 por fila) que desea establecer para el filtro.

c.       Haga clic en una celda de su tabla de dato y diríjase a la ficha Datos, sección Ordenar y Filtrar y haga clic en el botón Avanzadas, se desplegará un cuadro de diálogo en el cual debe establecer las siguientes opciones:

                                                  i.      En Acción determine si desea filtrar sobre la misma tabla de datos o los datos filtrados desea colocarlos en otro lugar.

                                                ii.      En rango de la lista si no está seleccionada, marque la tabla de datos incluidos los títulos.

                                              iii.      En rango de criterios seleccione la tabla de datos donde colocó los criterios y haga clic en el botón Aceptar

6.      Formulario de Datos

 El formulario de datos de Excel es una opción que el programa nos da para poder visualizar a través de un formulario un registro de una tabla de datos y podamos modificar ciertos datos que no contengan formulas, así como añadir nuevos registros o eliminarlos. Para activar el Formulario de datos siga el siguiente procedimiento:

a.      Haga clic en el botón Personalizar la cinta de opciones ubicado en la parte superior izquierda de la ventana de Excel

b.      Del menú que se despliega haga clic en la opción Más comandos.

c.       En la lista desplegable Comandos disponibles en:  seleccione Todos los comandos

d.      En el cuadro de comandos busque y seleccione Formulario.

e.      Haga clic en el botón Agregar.

f.        Haga clic en Aceptar

Para usar el formulario de datos, seleccione una de las celdas de su tabla de datos y a continuación haga clic en el botón Formulario que acabo de agregar a la cinta de opciones.

Una vez abierto el formulario de datos utilícelo para realizar procedimientos de modificación, inserción o eliminación de registros en la tabla de datos.